Wofür KI im Büro heute schon hilft

Viele kleine Unternehmen nutzen KI bereits, oft ohne dass es jemand festgelegt hat. Typische Aufgaben sind:

  • E-Mails und Angebote vorformulieren oder freundlicher umschreiben
  • Lange Texte, Protokolle oder Verträge zusammenfassen
  • Excel-Formeln erklären oder erstellen lassen
  • Texte übersetzen und Rechtschreibung prüfen

Das spart Zeit. Problematisch wird es, wenn dabei Kundendaten, Preise oder interne Unterlagen bei einem Dienst landen, über den das Unternehmen keine Kontrolle hat.

Das größte Risiko: was Sie eingeben

Bei privaten Gratis-Konten können Anbieter Ihre Eingaben je nach Einstellung nutzen, um ihre KI weiterzuentwickeln. Was einmal eingegeben ist, lässt sich nicht zurückholen. Diese Daten gehören deshalb nicht in ein privates KI-Konto:

  • Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Kunden oder Beschäftigten
  • Gesundheitsdaten, Gehälter, Personalakten
  • Verträge, Angebote und Kalkulationen mit echten Zahlen
  • Passwörter, Zugangsdaten und Kontonummern

Praxistipp: Ersetzen Sie Namen und Zahlen durch Platzhalter, bevor Sie einen Text in eine KI kopieren. Aus „Herr Huber, Angebot 12.480 €“ wird „Kunde A, Angebot X“. Die KI formuliert genauso gut.

Firmenkonto statt Privatkonto

Die wichtigste Regel: Für die Arbeit sollte niemand sein privates KI-Konto verwenden. Firmenversionen bieten vertragliche Zusagen zum Datenschutz.

  • Microsoft Copilot Chat: Für Unternehmen mit Microsoft 365 verfügbar. Mit dem Firmenkonto angemeldet, gilt laut Microsoft der Datenschutz für Unternehmen, und Ihre Eingaben werden nicht zum Training der Modelle verwendet. Achten Sie auf das Schild-Symbol bzw. den Hinweis auf den Unternehmensdatenschutz.
  • Microsoft 365 Copilot: die kostenpflichtige Erweiterung. Sie arbeitet direkt in Word, Excel, Outlook und Teams und kann auf Ihre Firmendaten zugreifen, aber nur auf das, was der jeweilige Nutzer ohnehin sehen darf. Deshalb sollten die Freigaben in SharePoint und OneDrive vorher aufgeräumt sein.
  • ChatGPT: Für Firmen gibt es eigene Tarife (Business und Enterprise), bei denen Eingaben standardmäßig nicht zum Training verwendet werden. In einem privaten Konto sollten Sie die Nutzung Ihrer Daten zur Verbesserung der Modelle zumindest in den Einstellungen abschalten.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, brauchen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte die Auswahl mit abstimmen.

KI-Antworten immer prüfen

KI-Werkzeuge formulieren überzeugend, liegen aber immer wieder daneben. Sie erfinden Zahlen, Quellen oder Paragrafen, die es nicht gibt. Die Verantwortung für einen Text, ein Angebot oder eine Kundenauskunft bleibt beim Unternehmen. Prüfen Sie deshalb vor allem Zahlen, Termine, rechtliche Aussagen und alles, was an Kunden geht.

Was die KI-Verordnung der EU verlangt

Seit dem 2. Februar 2025 gilt Artikel 4 der KI-Verordnung: Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, müssen für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Das betrifft auch kleine Betriebe, die nur ChatGPT oder Copilot nutzen. Eine bestimmte Schulungsform oder ein Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor. Die Bundesnetzagentur hat dazu im Juni 2025 ein Hinweispapier veröffentlicht. Auf EU-Ebene wurden inzwischen Änderungen an dieser Pflicht angestoßen, maßgeblich ist der jeweils aktuelle Gesetzestext.

In der Praxis heißt das: Halten Sie fest, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen genutzt werden, legen Sie Regeln fest und erklären Sie diese Ihrem Team.

Checkliste: KI-Regeln für Ihr Büro

  1. Festlegen, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind, und nur Firmenkonten verwenden
  2. Klar regeln, welche Daten nicht eingegeben werden dürfen
  3. Datenschutz klären: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Datenschutzbeauftragten einbeziehen
  4. KI-Ergebnisse vor der Weitergabe prüfen lassen
  5. Die Regeln schriftlich festhalten und dem Team erklären

Häufige Fragen zu KI im Büro

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Mit einem privaten Gratis-Konto sollten Sie das nicht tun. Personenbezogene Daten dürfen Sie nur in ein KI-Werkzeug eingeben, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter gibt. Das ist in der Regel nur bei Firmenversionen wie ChatGPT Business oder Microsoft 365 Copilot der Fall. Im Zweifel fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.

Ist Copilot Chat in Microsoft 365 enthalten?

Ja. Microsoft Copilot Chat steht Unternehmen mit einem Microsoft-365-Abo zur Verfügung. Melden Sie sich mit dem Firmenkonto an, gilt der Datenschutz für Unternehmen: Eingaben und Antworten werden laut Microsoft nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Zugriff auf Ihre E-Mails, Dateien und Termine hat Copilot erst mit einer zusätzlichen Microsoft-365-Copilot-Lizenz.

Muss ich mein Team zu KI schulen?

Die KI-Verordnung der EU verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass Unternehmen, die KI beruflich einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Eine bestimmte Form oder ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Klare interne Regeln und eine kurze Einweisung sind ein guter Anfang.

Unterstützung in Erding: IT-Smarter berät Unternehmen in Erding und Umgebung zum Einsatz von KI im Büro: welche Werkzeuge passen, wie Sie Firmenkonten und Datenschutz-Einstellungen richtig einrichten und was bei Microsoft 365 Copilot zu beachten ist. Lizenzen besorgen und einrichten wir ebenfalls, über unseren Bereich Software & Lizenzen.

Quellen